高級文秘、行政助理綜合技能實戰(zhàn)培訓

開課地點：	上海
授課時間：	2010年7月9-11日
授課顧問：	敦平
開課時間：	2010-7-9
市場報價：	0
購買價格：	0
審核時間：	我要報名2010-06-26 15:18:14

　　

學習對象

企業(yè)各級行政管理人員、各級助理和秘書、辦公室主任等

課程目標

引 言 你在公司是領導“身邊”的人，看起來似乎冠冕堂皇，您是否也對以下問題感到困惑： 1、 不明確自己未來職業(yè)發(fā)展方向是什么？ 2、 想成為領導的得力助手，卻不知道如何才能做得優(yōu)秀？ 3、 看著領導每日的繁忙，想輔助他做更多的工作，卻不知從何下手？ 4、 面對領導，不知道自己在領導心目中的價值是多少？ 5、 領導交辦的工作，工作標準不明確？ 6、 工作中總是被動，想主動卻缺乏清晰的努力方向？對后勤工作缺乏基本的理論支持？ 7、 輔助領導的工作，很多時候不知道如何去行使權利；碰到“難纏”的下屬，不知道如何奠定自己的“領導”地位？領導催辦的工作，對方總是拖延，自己卻無力解決？ 8、 與領導工作中積累的各種社會資源，卻不知道如何去利用？如何把握和領導的距離，心中沒底？ 9、 對公司的“潛”規(guī)則，不知該如何應對？ 1
、 對領導交辦的文書工作，卻不知如何把握其權重？ 諸如以上的問題，都是每個行政管理者在工作中感到困惑的，如何把握正確方向從而迅速提升自身 職業(yè)素養(yǎng)，成了行政管理者亟待解決的問題。 課 程 背 景 在現(xiàn)代企業(yè)面臨的競爭日益激烈的今天，企業(yè)對行政管理水平要求也越來越高，同時對行政管理人員的專業(yè)素質也提出更高的要求，行政管理人員沒有受過系統(tǒng)的專業(yè)知識和技能的訓練，僅憑自我認知是無法站在全局的視野做好行政管理工作的；很多時候想為領導做得更多，卻總是被動地顧此失彼完成一些事務性的工作，很難“想領導所想，急領導所急”，成為領導不可或缺的得力助手；經(jīng)常聽到公司領導下屬抱怨行政管理工作不到位，而從事行政管理工作的人士，整天忙得暈頭轉向，卻只有苦勞沒有功勞，不知如何讓行政管理工作變得更有效率，更好地體現(xiàn)自己的職業(yè)價值；想快速提升自身的行政管理能力，又苦于沒有專項的培訓課程；為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過三天的集中訓練，全方位提升行政管理工作的認知水平，快速掌握提升行政管理工的各項能力的方法和技巧； 課 程 收 益 → 明確各級行政管理人員的職業(yè)發(fā)展方向 → 學會編寫自己的崗位說明 → 明確行政管理工作必須掌握的各種專業(yè)知識， → 學會奠定非領導的“領導“地位 → 運用流程化管理技能提升行政管理工作水平 → 有效利用時間管理的工具，提高自身工作效率 → 規(guī)范文檔管理為企業(yè)運營發(fā)揮重要作用 → 提升的商務公文寫作技巧，提高駕馭文字的能力 → 學習掌握會議的組織策劃和高效主持會議技巧 → 了解商務接待活動中各項禮儀，體現(xiàn)企業(yè)良好形象

課程內(nèi)容

第一部分 職業(yè)素養(yǎng)篇 一、秘書/行政助理職業(yè)特性與素質要求 1、秘書/助理人員的自我角色定位 ◇ 初級秘書/助理：事務性文員 ◇ 中級秘書/助理：事務性文員＋協(xié)助管理 ◇ 高級秘書/助理：獨立管理＋事務處理 ——視頻：為什么不提拔我？ ——現(xiàn)場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要” 2、優(yōu)秀秘書/助理人員的勝任素質 ◇ 如何提升秘書/助理人員的素質 ◇ 優(yōu)秀秘書與一般秘書的差異 ——案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？ 第一種人認為：初級秘書不就是端茶倒水，接聽電話，就是個“萬金油”角色；第二種認為吃年輕飯，混日子；第三種可是個有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。 二、秘書/助理的職業(yè)生涯規(guī)劃 1、什么是職業(yè)生涯規(guī)劃？ 2、為何要進行個人職業(yè)生涯規(guī)劃？ ◇ 分析自我，確立人生的方向 ◇ 準確評價個人特點和強項，在秘書/助理的職業(yè)競爭中發(fā)揮個人優(yōu)勢 ◇ 看到秘書/助理職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的前景，提供前進的動力 ——小組討論：獲得員工成長與企業(yè)績效的雙贏 3、職業(yè)生涯規(guī)劃的簡單步驟 ◇ 掌握SWOT分析工具進行自我分析 ◇ 運用“5W提問”法進行自我分析 → What I am? 我是什么樣的人？ →What I want? 我想要什么？ →What I can do? 我能做什么？ →What fit I most? 什么是最適合我？ →What I can choose？我能夠選擇什么？ ——走進實戰(zhàn)： “我的命運我把握，我的前途我做主�！� 運用SWOT分析工具認識自我 三、秘書/助理商務禮儀規(guī)范 1、塑造良好的個人職場形象 ◇ 著裝的TOP原則 ◇ “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區(qū) ◇ 恰當?shù)闹�體語言 讓自己成為一個有素養(yǎng)的人 ——案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？ 2、基本商務禮儀 ◇ 辦公室禮儀 ◇ 接待禮儀 ◇ 電話禮儀與應對技巧 ——現(xiàn)場演示：如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信 四、辦公室5S管理 ◇ 5S的概念 ◇ 推行5S的重要性 ◇ 如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作 ◇ 長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法 ——現(xiàn)場模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環(huán)境對我們有多重要，教會你5分鐘快速掌握5S技巧 第二部分 工作技能篇 一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧 ◇ 時間管理的誤區(qū) ◇ 時間管理的原則 √目標管理與8
/2
法則 √緩急輕重的優(yōu)先管理 √個人時間與領導工作時間計劃與安排 ◇ 時間管理小竅門 ◇ 辦公室接待與電話處理 ◇ 上級的時間管理與安排 ◇ 自我情緒控制與壓力管理 ◇ 上司出差日程管理與工作計劃 ——小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？” 我們每個人的生命就是通過時間來計算的。如果活到7
歲，你擁有255

天。 每人每天都有24小時，144
分鐘，864

秒。人——倒計時，人的出生是偶然， 但死亡是必然，如何管理你好你的時間，讓自己活出精彩？ 二、會務組織與管理 ◇ 成功組織會議的技巧 ◇ 組織階段的工作： ——會前準備 ——會中協(xié)助 ——會后整理 ◇ 會議座次安排的學問 ——練習：小組討論：如何協(xié)助召開公司例會 → 案例：如何應對會議中的“漏洞”？ 三、信息、文檔管理與運用 1、信息收集 ◇ 信息工作的六個基本要求和三個訣竅 ◇ 收集信息工作的三個訣竅 ◇ 信息的查實及傳遞 ◇ 信息的儲存與保密 2、文檔管理 ◇ 文檔分類及儲存的工作規(guī)范 ◇ 文檔查閱及分裝的工作規(guī)范 ◇ 文檔銷毀及保密的工作規(guī)范 ——案例：李秘書的返工引起的深思 四、行政公文寫作技巧與處理實務 1、行政公文寫作的基本要求 2、行政公文的格式 3、常用行政公文寫作及公文格式要素范例 ◇ 通用公文： → 報告 → 請示 → 批復 → 函 → 決定 → 公告 → 通告 ◇ 事務公文： → 工作計劃 → 工作總結 → 會議紀要 ◇ 禮儀文書： → 請柬 → 介紹信 → 推薦信 ——案例分享：請示/報告混為一體 撰寫初稿練習：通知/報告/總結三種具體文體的大綱如何寫 第三部分 統(tǒng)籌管理篇 一、 秘書/助理人際溝通與工作協(xié)調技巧 ——游戲導入：通過“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導出溝通的意義所在。 1、成功溝通的秘訣 ◇ 學會聆聽：不輕易打斷對方的話 ◇ 怎樣反問：了解對方的需求 ◇ 如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是 ◇ 表明立場：拒絕的藝術 ◇ 提出解決方案：提出2-3個解決方案 ——案例：如果是你該怎么說？ 為想當然認為他的想法就是我的想法所付出的代價 2、有效溝通過程及環(huán)節(jié) ◇ 信息發(fā)送、接收、反饋 ◇ 有效發(fā)送的技巧 ——現(xiàn)場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事 3、認識你的溝通對象 ◇ 與上級溝通的原則 ◇ 與各種性格的領導打交道技巧 ◇ 跨部門的溝通技巧 ——游戲：究竟是誰的錯？ 二、行政管理人員辦公室事務管理 ◇ 后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔） ◇ 辦公室設備管理（電話、傳真、復印機、電腦） ◇ 員工安全和保密工作 ◇ 公共關系管理 全景案例：某公司年度大型慶典活動策劃始末 ——案例：如何應對車輛管理的“漏洞”？ 三、事物性項目性工作的組織管理 ◇ 事務工作有哪些 ◇ 學會列事務清單 ◇ 用項目計劃管理工作 ——沙盤演練：如何設計大型接待計劃并實施 四、課程分享：我學到了什么？

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